Ajakirjad (määratlus, näide) | Mis on ostupäevik?

Mis on ostupäevikud?

Ostuajakirjad on spetsiaalsed ajakirjad, mida organisatsioon kasutab kõigi krediidiostude jälgimiseks. Seda tuntakse ka kui osturaamatut või ostupäevikut. Kui krediiditehingud kajastatakse osturaamatus, siis sularahaostud kantakse üldpäevikusse. Tasub mainida, et sellistes ajakirjades kajastatakse ainult kaupade krediidiostu ja kõik kapitalikulutused on välistatud.

Enamikul organisatsioonidel on eraldi ostuosakond, mis hoolitseb kogu ostuprotsessi eest, milleks on vajalike kaupade tuvastamine, klassifitseerimine, pakkumise küsimine, tellimuse esitamine ja soovitud kirjeldusele vastava kauba kättesaamise kinnitamine.

Ostuajakirja kande komponendid

# 1 - kaks pidu

Igas ostus on kaks osapoolt, nii ostja kui ka müüja. Mõlemad pooled nõustuvad hinnaga, mille ostja maksab kaupade või teenuste eest. See ostuhind on kõigi ostupäevikute tehingusumma. Isikut või organisatsiooni, kellelt ost sooritatakse, nimetatakse tarnijaks ja kui krediitostu sooritatakse, kuvatakse tarnija bilansis võlausaldajatena kuni makse sooritamise hetkeni.

# 2 - krediidi ostmine

Organisatsioon soetab mitmelt tarnijalt erinevaid kaupu ja teenuseid. Kui kaup ostetakse krediidi abil, postitatakse järgmine ajakirja kirje - oletame, et X Ltd. ostis Y Ltd.-lt 500 dollarit väärt kaupa -

Makse sooritamisel -

# 3 - arve

Arve on dokument, mille müüja väljastab ostjale. See on üksikasjalik dokument. See sisaldab arve kuupäeva, tarnija nime ja aadressi, organisatsiooni nime, kellele arve esitatakse, kauba saatmise organisatsiooni aadressi ja nime, kauba kogust ja kirjeldust, tarnijale vajalikku makseviisi, valuutat arve, maksud jne. Arve on oluline dokument, mis on koos kaupadega probleem ja kui see jõuab ostjani, sobitab ostja saabunud kaubad tellitud ostutellimusega.

 # 4 - ostuosakond

Enamikul organisatsioonidel on eraldi ostuosakond, mis vastutab kaupade hankimise eest. Niisiis, kui mõni isik või osakond vajab mõnda kaupa, peab ta saatma päringu ostuosakonnale, kui kaup on laos või laos juba saadaval, väljastab kauba osakond. Kui kaupa pole saadaval, tuvastab ostumeeskond tarnija, kes on spetsialiseerunud vajalikele kaupadele, ja esitab tellimuse. Kui tellimus on saabunud, kontrollivad nad, kas see vastab nõutavale kirjeldusele ja kogus vastab taotletule. Kui ostuosakond kinnitab, et kaup on kätte saadud, läheb arve kontodele tasumiseks.

 # 5 - kreeditarve

Juhul, kui tarnitud kaubad ei vasta kirjeldusele, on kvaliteediprobleeme või kahjustusi, peab Ostja selle Tarnijale tagastama. Seejärel väljastab Tarnija dokumendi nimega Krediidikiri, mida tulevikus korrigeeritakse kaupade maksetega. Oletame, et X Ltd. tagastas väärtusega 1000 dollarit ja Y Ltd. väljastas selle väärtuse kohta kreeditarve. Järgmine kord, kui X Ltd. ostab 5000 dollarit, peab ta maksma ainult 4000 dollarit, kuna 1000 dollarit korrigeeritakse krediitkaardiga.

# 6 - osturaamat

Osturaamat kajastab kõik krediitostud ühes kohas ja seal on ära toodud tarnijate andmed, arve number, valuuta, kogus ja muud üksikasjad. Nende Tarnijate saldod osturaamatust kantakse üle individuaalsetele raamatupidamisraamatutele ja kulude arvelt debiteeritakse kokku kulupead. See on üks raamatupidamisprotsessi põhiraamatutest, mis on pearaamatu saldode, proovibilansi ja lõpparuannete koostamisel hädavajalik. Allpool on näidisosturaamat XYZ Ltd augustiks 2019. Sellisel juhul postitatakse 500, 1000 ja 2000 dollari saldod Nike, Adidase ja PUMA Ltd. üksikutele pearaamatutele. Samuti debiteeritakse ostukontot 3500 dollariga.

Ostupäevikute eelised

  • Kõigi tarnijate üksikasjad leiate ühest kohast, mis aitab kokku viia pearaamatu saldosid ja proovibilanssi
  • Tarnijate analüüsi jaoks on andmeid lihtne hooldada ja jälgida
  • Krediidi koguost ja ostutüüp leiate ühest kohast
  • Oluline dokument ostuosakonna tõrgeteta toimimiseks
  • Aastalõpu auditite käigus saab kõigi tarnijatega seotud arvenumbrite leidmine ostupäevikutest kättesaadavaks
  • Üks kuulsamaid ja laialdaselt hooldatud raamatuid

Ostupäevikute puudused

  • Vaja on eraldi raamatupidajat, mis maksab aega ja raha
  • Kui osturaamatus on valitud vale tarnija konto, toob see kaasa proovisaldo ja lõpparuande koostamisel vea

Järeldus

Ostuajakirjad on iga organisatsiooni raamatupidamisprotsessi oluline ja oluline osa. Hoolikalt rakendatuna aitab helisüsteem õigeaegsete ostude sooritamisel, mis aitab säästa aega ja raha. Samuti aitab nendest ajakirjadest välja võetud ostuanalüüs uute lepingute üle läbirääkimisi pidada. Ostuajakirjad aitavad ka krediidiandjate haldamisel, tagastatud kauba oleku jälgimisel, kreeditarvetel ja tarnijate uuendatud pearaamatu jääkidel, mis kõik on vajalikud ettevõtte edukaks ja ajakohaseks toimimiseks. Samuti aitab see kaasa auditi hõlbustamisele, pakkudes audiitoritele vajalikke andmeid.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found