Võlgnev pearaamat (määratlus, näited) Samm sammu haaval

Arveldatava pearaamatu määratlus

Võlgnevuste arvestusraamat, mida nimetatakse ka võlausaldaja pearaamatuks, on tütarettevõtte pearaamat, kus on loetletud ettevõtte erinevate tarnijate või müüjate andmed koos nende konto saldodega, tuues esile ettevõtte tasumata summa.

See jälgib iga arve kohta konkreetset makstavat teavet, sealhulgas:

  • Arve kuupäev
  • Arve number
  • Tarnija / hankija nimi
  • Tellimuse Hulk
  • Maksmisele kuuluv summa

Võlakirjade pearaamatu konto saldot võrreldakse võlgnevuste pearaamatu lõppjäägiga, et tagada mõlema konto sobivus. Selline võrdlus tehakse perioodi lõpu (kvartali / aasta) sulgemisprotsessi osana.

Näide arveldavast pearaamatust

Analüüsiksime mõistmiseks allpool toodud näidet:

Titan Sports Gear Company ostutehingud on järgmised:

  • 12. märts: ostis Mighty Sun Tarnijatelt 20 000 dollarit kaupade inventari tingimustega 2/15 n 45, FOB sihtkoht
  • 18. märts: tagastatud kaubad 3000 dollari väärtuses, mis said 12. märtsi saadetiste käigus kahjustada.
  • 27. märts: makstud 18. märtsil Mighty Sun Suppliesilt ostetud kauba eest, millest on maha arvatud tagastus ja allahindlus.

Raamatupidamistehingud kirjendati püsiva varude meetodi järgi järgmistes arveldatavate ajakirjade kirjetes:

Ostupäevik

Kaupade varude kliimaseade Dr …………………………………………… 20 000 dollarit

                Võlgnevused kliimaseadmele …………………………………………………………… $ 20 000

Sularaha väljamaksmise ajakiri

Üldine ajakiri

Need ajakirjad postitatakse täiendavalt ostjate arvele järgmiselt:

Müüja konto: Mighty Sun Tarnijad

Müüja / tütarettevõtte pearaamatut uuendatakse vastavalt Might Sun tarnijate jaoks järgmiselt:

Nagu ülaltoodud tabelitest näeme, on Mighty Sun Suppliers'i müüjate saldo 0 dollarit (NIL) ja võlgnevuste saldo on samuti 0 dollarit (NIL). Kuna mõlemad sobivad täpselt kokku, pole hädavajalik koostada kogu võlgnevuste graafik. Kui saldosumma on ootel, on vaja koostada eraldi võlgnevuste graafik. 

Samamoodi oleks ka võlgnevuste käsitlemine.

Siiski tuleb olla ettevaatlik ja järjepidevuse säilitamine. See näide on mõeldud ainult ühele tarnijale ja ühele kuule. Firma jaoks võib olla mitu kirjet ja mitu müüjat. Seega peaks olema paigas korralik mehhanism, kus pole ruumi vigadele, kuna lepitamine võib olla keeruline ülesanne.

Probleemid sobitamisel

Allpool on toodud viisid, kuidas pearaamatu juhtelement võlgnevate võlgnevustega sünkroonist väljuda:

  1. Ühte raamatusse on tehtud käsitsi sissekanne ja muud arvestust pole peetud. See muudab leppimise keeruliseks.
  2. Makse moodulist Pearaamatusse (GL) postitamine võib olla mingil ajahetkel välja lülitatud. Seda eriti kirjete elektroonilise salvestamise korral.
  3. Lähetusülesanne võib olla katkestatud kas inimliku eksituse või voolukatkestuse tõttu töö ajal. Bilansiväliste kirjete puhul tuleks arvestada tehingute logiga. Kui puudub täielik partii, tuleks arve ajalugu võrrelda pearaamatuga.
  4. On võimalik, et kõik postitused toimuvad sisestamise ajal edukalt, kuid fail sai vahepeal vigastada. Ennetamismeetodina tuleks faili koopiad säilitada füüsilises või elektroonilises vormingus.

Arveldatava pearaamatu eelised

  • See pearaamat pakub kiiret ülevaadet hankijate praegustest saldodest.
  • See on kasulik sisekontrolli ja auditi eesmärgil.
  • Juhid ja raamatupidajad saavad vigade vältimiseks võrrelda tütarettevõtte saldot pearaamatu saldoga.
  • Lisaks aitab see töötajate ülesandeid lahus hoida. Tehingut registreeriks eraldi töötaja ja teine ​​kontrolliks võimalikke vigu. See tagab tõhususe ja tugeva sisekontrolli.
  • Seda teavet saab kasutada vananemisaruande loomiseks, kus kuvatakse edasimüüja nimi koos üksikute tähtaja ületanud teadetega. Samuti tuuakse välja tasumata summa iga maksmata jäänud arve kohta. Samuti tuleks esile tuua muutused rahavoogudes.
  • Lisaks võib see hilinenud arvete arvu suurenemisena esile tuua võlgnevuste kogudega seotud probleeme. Selles tuuakse välja, et klientidel kulub maksmiseks tavapärasest kauem aega, mis võib vajada kohest tähelepanu.

Järeldus

Arveldusraamatu olemasolu ei ole kohustuslik, kuid eelistatum on raamatupidamisraamatute puhtuse ja korrastatuse hoidmiseks. Sellised raamatupidamisraamatud aitavad jälgida mitme aasta jooksul laekuvaid ja makstavaid makseid. See on kriitiline tööriist ka auditiprotsessi ajal ja seda saab edukalt linkida üksikute kirjete uurimisel.

Selliseid ülesandeid saavad täita okupeeritud raamatupidajad või kaubandusliku taustaga üksikisikud, mis lihtsustab väikeste kontorite ja müüjate kontode pidamist.