seychellesartprojects.org

Tellimuse täielik vorm - ostutellimus

Lühendi PO täielik vorm on ostutellimus. See on ostja ostuosakonna poolt koostatud ja saadetud dokument müüjale, kus mainitakse hangitavate kaupade või teenuste kirjelduses, koguses ja hinnas vastastikku kokku lepitud hind. Seda kasutavad ostu- või hankemeeskonnad tellimuste esitamiseks välistele osapooltele.

PO omadused

Tavaliselt sisaldavad järgmised üksikasjad ostutellimust.

• Hankimiseks mõeldud kogus
• Toote või teenuse kirjeldus
• Vajaduse korral konkreetsed kaubamärgid või tootekood
• Ühiku hind
• Soovitud kohaletoimetamise ajaskaala
• Kohaletoimetamise koht
• Arve Aadress
• Maksmise ja kohaletoimetamisega seotud tingimused

PO tüübid

Tavaliselt kasutatakse nelja tüüpi ostutellimusi.

# 1 - tavaline ostutellimus

See tehakse siis, kui kõik peamised ostutingimused on ostutellimuse vormistamise ajal teada, näiteks kogus, hind, tarnimise ajakava ja maksetingimused. Sellisena kasutatakse neid siis, kui on kindlus tellimuse ja seotud terminite osas.

# 2 - planeeritud ostutellimus

See väljastatakse siis, kui enamik tellimuse üksikasju on ostutellimuse koostamise ajal teada, kuid täpsed tarnetingimused ja ajakava pole teada. Seega, kui üks teeb selle tootjaorganisatsiooni, võetakse kohustus nõutava koguse ja makstava hinna osas, kuid mainitakse ainult hinnangulist tarnegraafikut.

# 3 - tekk ostutellimus

Selline tootjaorganisatsioon tehakse siis, kui hinna ja koguse üksikasjad pole samuti teada. Mainitakse ainult toote üksikasju koos tarnetingimustega. Maksimaalne kogus mainitakse aga PO-l ja ostja saab määratud piires osta. Samuti võib nimetada hinnangulist hinnaklassi.

# 4 - lepingu ostutellimus

Sellises PO-s pole ka toode või teenus teada. Võib mainida tingimusi, mis tuleb müüjaga kokku leppida.

Kuidas PO töötab?

Kui ettevõttel on nõue kaupade või teenuste hankimiseks, tõstab ostja müüjale PO-d. PO kättesaamisel annab müüja ostjale kinnituse, kas nimetatud tellimuse saab sellega täita või mitte. Juhul, kui müüja usub, et tellimust pole võimalik täita, teatatakse sellest samast ja PO tühistatakse. Kui tellimus soovitakse täita, siis korraldatakse sama. Tellimuse vormistamisel esitab müüja ostjale arve, milles on märgitud asjakohane PO number, et ostja saaks sama kokku viia tegeliku tarnega. Pärast tegeliku arve koostamist tuleb tasuda vastavalt kokkulepitud maksetingimustele.

PO vormingu näide

Allpool esitatakse ostutellimuse vormingu näidis.

Erinevus ostutellimuse ja arve vahel

Ostutellimus väljastatakse kaupade või teenuste tellimuse esitamiseks. Sama väljastab ostja müüjale. See sisaldab üksikasju tellimuse ja selle kohaletoimetamise kohta. PO on müügileping.

Arve väljastab müüja ostjale pärast tarne lõppu, nõudes ostjalt lõpliku summa tasumist. Arve koosneb hinnast ja makstavast lõppsummast, maksega seotud tingimustest ja ostjale lubatud krediidiperioodist. Arve väljastatakse pärast kaupade või teenuste kohaletoimetamise lõppu. PO-ga seoses kinnitab arve müügilepingut.

PO tähtsus

Ostutellimus on väga kasulik dokument, mida kasutatakse tellimuse esitamiseks. See aitab nõuetest müüjale selgelt teada anda. Kui tegelik kättetoimetamine on tehtud, saab sama kontrollida ostutellimusega, et leida nende kahe erinevus. Nii müüjal kui ostjal on mugav hoida tellimuse üksikasju dokumenteerituna ostutellimusena.

Eelised

• PO aitab ostjal makseid sooritamata tellida kaupu ja teenuseid, mida ta kavatseb hankida.
• See aitab tellimusi jälgida ja väldib tellimuste dubleerimist.
• See on oluline dokument, mis moodustab osa kontrolljäljest.
• Müüja jaoks on abiks teabe hankimine ostja nõuete kohta.
• Tegelikku kättetoimetamist saab uurida ostutellimusega ja kõik vastuolud võib kahtluse alla seada.
• PO on juriidiline dokument, mis tõendab kaupade või teenuste ostmisel kokkulepitud tingimusi.

Puudused

• Isegi väiksemate tellimuste korral on vaja PO-d teha ja see näib olevat selliste väikeste tellimuste jaoks tarbetu paberimajandus.
• Ostutellimuste loomine on aeganõudev protsess.

Järeldus

Ostutellimusi kasutab peaaegu iga ettevõte oma hankeprotsessi osana. Sama on abiks selge tellimuse suhtlemisel.