Raamatupidamise infosüsteem (määratlus, näited) Plussid Miinused

Mis on raamatupidamise infosüsteem?

Raamatupidamise infosüsteem viitab arvutipõhisele meetodile, mida ettevõtted kasutavad raamatupidamise ja finantsandmete kogumiseks, säilitamiseks ja töötlemiseks, mida ettevõtte sisekasutajad kasutavad, et anda sidusrühmadele aru mitmesuguse teabe kohta. ettevõte nagu võlausaldajad, investorid, maksuamet jne.

Lihtsamalt öeldes on see süsteem kogu finantstehingute ja sündmustega seotud teabe kogumiseks ja salvestamiseks nii, et sisemine juhtkond, kontod, finantsjuhid, audiitorid jne saaksid need otsuste tegemiseks hankida. AIS võib olla väga lihtne pearaamat mitmesugustele raamatupidamis-, kuluarvestus-, finantsaruannetele nagu kasumiaruanne, bilanss jne.

Raamatupidamise infosüsteemi (AIS) komponendid

# 1 - isik (sidusrühmad)

Iga raamatupidamisaspekti algus ja lõpp. On sidusrühm, kes sisestab süsteemi teavet, kogub, analüüsib, aruandeid jne, ja on veel üks inimene (sidusrühm), kes vajab teavet. Näiteks registreerib raamatupidaja erinevaid finantsandmeid ja esitab need mitme sidusrühma, näiteks omaniku, aktsionäride, võlausaldajate, valitsuse jne kasutamiseks.

# 2 - andmed

Mida AIS salvestab, esitab? See kõik on seotud erinevate raamatupidamistehingute, sündmuste ja muude rahaliste kirjetega. AIS ei salvesta teavet, millel puudub rahaline alus. Andmeteks võivad olla kõik, näiteks müügiraamat, kliendikonto, müüjate pearaamatud, finantsaruanded, nagu P&L ja bilanss, rahavoogude aruanne jne.

# 3 - kehtestatud protseduurid

Erinevate funktsioonide täitmiseks, nagu on määratletud definitsioonis, järgib AIS etteantud samme, protseduure. Järjepidevuse tagamiseks on see AIS-i üks põhivajadusi. AIS võib toimingu sooritada kas käsitsi või automaatselt. Seda toimingut tuleb juhendada isikule, kes töötleb andmeid, või automaatsete süsteemide korral süsteemis kodeerida.

# 4 - tarkvara (ERP)

Tarkvara või laiemas plaanis ERP on arvutipõhine programm, mis täidab nimetatud funktsioone. ERP-d võib kirjeldada kui andmebaasi tarkvarapakettide süsteemi, mis toetab äriprotsesse ja toiminguid, sealhulgas tootmist, turundust, finants-, inimressursse jne. See moodustab raamatupidamise infosüsteemi (AIS) ühe peamise komponendi.

# 5 - Infosüsteemi infrastruktuur

Lihtsamalt öeldes võib IT-infrastruktuuri öelda mitmesuguste IT- ja IS-riistvara, tööriistade, lisaseadmete konsortsiumiks. Näiteks arvutid, printerid, skannerid jne

# 6 - sisekontroll

Sisekontroll on iga äriorganisatsiooni põhivajadus. Need on organisatsiooni poolt vastu võetud vahendid, kontrollid, protseduurid, süsteemid finantsteabe terviklikkuse tagamiseks, pettuste, vigade ennetamiseks, varade kaitsmiseks jne.

Juhtumianalüüs AIS-i näidete põhjal

  • Case -  Londoni tuntud supermarketite jaeketi omanik Martin Inc. kasutas tavapärast meetodit tehingute paberil registreerimiseks. Laieneva äri eesmärgil soovib nüüd teada saada klientide, müüjate, minevikus teenitud kasumi üksikasju, hinnanguliselt tulevikus kasumi teenimisvõime, andmed oma äritegevusega seotud käibekapitali kohta, kuid ei saa seda käsitsi põhineva raamatupidamistava tõttu ennustada.
  • Probleem - omanik ei saa aru oma tegevuskohast, st kõigist eespool nimetatud nõuetest.
  • Lahendus - kui AIS oleks olnud kasutusel, oleks Martin Inc. hõlpsasti hankinud üksikasjad klientide, müüjate, minevikus teenitud kasumi, ettevõtlusega seotud käibekapitali jms kohta. Lisaks varasematele andmetele on AIS-il ka võimalus tulevikku ennustada kasumi, rahavoogude ja muude positsioonide suundumused.

Raamatupidamise infosüsteemi eelised

  • # 1 - kuluefektiivsus - digitaliseerimise ja tehisintellekti ajastul liigub iga organisatsioon tehisintellekti abil kulude kärpimise poole. AIS on aidanud vähendada manuaalseid jõupingutusi ja suudab sama toimingut teha kulutõhusamalt.
  • # 2 - Ajaline efektiivsus -  AIS on abistanud äriorganisatsioone igasuguse finantsteabe registreerimise, klassifitseerimise ja aruandlusega seotud aja vähendamisel. Suure koguse käsitsi tehtavat tööd saab AIS läbi viia palju vähemate jõupingutuste ja ajakuluga.
  • # 3 - Lihtne juurdepääs (kaasaskantavus) -  AIS-is salvestatud andmeid saab hankida Interneti-ühendusega infosüsteemi kaudu kõikjal ja igal ajal. Kui käsitsi koostatud raamatupidamisraamatuid ei saa hõlpsasti kanda, võivad AIS-i andmed olla.
  • # 4 - Täpsus -  AIS-i kaasamisel suureneb andmete usaldusväärsus. Nagu me selles artiklis varem arutasime, et AIS järgib etteantud juhiste komplekti. Seetõttu on veaohtliku teabe tõenäosus väiksem ja seetõttu on AISil täpsete andmete täiendav eelis.

Puudused

  • # 1 - järelmaksu ja koolituse esialgne maksumus - kuigi me arutasime, et AIS on kulutõhus, ei pruugi sama olla väikeettevõtete puhul. Esialgse seadistuse maksumus võib olla kõrge ega pruugi organisatsioonile väärtust luua.
  • # 2 - käsitsi sekkumine -  kuigi me arutasime, et AIS vähendab manuaalset sekkumist, ei saa sama kõrvaldada. AIS vajab teatud ajahetkel käsitsi sekkumist, mis võib tuua süsteemi ebaefektiivsust.
  • # 3 - viga ei saa täielikult kõrvaldada -  arutasime, et AIS vähendab vigade tekkimise tõenäosust, kuid tarkvaras on vale kodeerimise võimalus, mis võib viia veaohtlike tulemusteni. Samuti on siin endiselt käsitsi sekkumine, mis võib samuti tekitada vea.
  • # 4 - konfidentsiaalsus -  kuigi me arutasime AIS-i andmete teisaldatavust, võib sama olla organisatsiooni jaoks ka katastroofiline. Kui sellist teavet häkitakse, st see varastatakse. Sissetungija võib teavet muuta või ta võib avaldada tundlikku finantsteavet.
  • # 5 - Viiruse rünnak -  kõik IS-is salvestatud andmed võivad nakatuda viirusega, mis võib põhjustada häireid, muuta AIS-is salvestatud finantsteavet.

Piirangud

  • Maksumus: AIS-i maksumust käsitlesime juba puudusena.
  • Koolitus: On vaja koolitada kasutajaid AIS-i söötmiseks, hankimiseks või kasutamiseks soovitud viisil. Kui asjaomane isik ei saa head väljaõpet, võib see põhjustada andmete ebatäpse ettevalmistamise ja esitamise. Samuti toimuvad suures organisatsioonis sagedased ümberpaigutamised, edutamised, tagasiastumised, pensionile jäämine. Kõigil neil juhtudel on asendajate jaoks vaja regulaarselt koolitust.
  • Aeglustumine : digitaliseerimise ajastul muutub tehnoloogia kiiresti. Tehnoloogia vananemiseks kulub väga vähe hetki. See tekitab organisatsioonis vajaduse muudatused kõige varem vastu võtta. Vastasel juhul võib see põhjustada vigadele kalduvaid andmeid.

Raamatupidamise infosüsteemi (AIS) muutus

Kiiresti muutuva tehnoloogia ja tehnoloogia arenguga kohanemise ajastul toimuvad AIS-is olulised muudatused. Viimaste muudatuste hulka kuuluvad pilvandmetöötlus, pilvepõhine raamatupidamine, reaalajas raamatupidamine või mobiilne raamatupidamine.

See on teinud raamatupidamise vanade raamatupidamisviisidega võrreldes palju lihtsamaks ja mugavamaks. Edusammud on jõudnud tasemele, mis mitte ainult ei registreeri, klassifitseeri, analüüsi ega näitajaid, vaid prognoosib ka tulevasi suundumusi, mis võivad aidata tegeliku olukorraga palju valmisolekutega silmitsi seista.

Järeldus

Raamatupidamise infosüsteemi (AIS) võib nimetada õnnistuseks igale organisatsioonile, kuna uurisime nii AIS-i eeliseid kui ka puudusi ja piiranguid. Kuid üldiselt on organisatsioonil väga kasulik minna üle käsitsi raamatupidamiselt AIS-põhisele raamatupidamisele. Erinevate AIS-i puuduste ja piirangute ületamiseks on olemas tarkvara, mis kaitseb organisatsiooni AIS-i viiruste, häkkerite ja muude rünnakute eest.

Tehisintellekt, raamatupidamise infosüsteemi (AIS) laiendatud versioon on juba hakanud käsitsi sekkumist vähendama ja kasvab peagi meeletu tempoga.