GRN (kauba kättesaamise märkus) täielik vorm | Tähendus ja funktsioonid

GRN täisvorm - kauba kättesaamise märkus

GRN-i täielik vorm on kauba kättesaamise märkus. GRN viitab äridokumendile, mille klient täidab müüjalt kauba kättesaamise ajal, et kinnitada kõigi kaupade kättesaamist, nagu asjaosalised on kokku leppinud, ja seda võrreldakse sageli ostutellimusega ( PO) enne makse väljastamist kauba müüjale.

GRN omadused

Tootmises ja muudes organisatsioonides, kus korraldusprotsess hõlmab kauba transportimist ühest kohast teise või transportimist välisturult lattu jne, mängib väga olulist rolli kauba kviitung. Mõnikord võib töötlemisaeg olla tavapärasest aeglasem ja seda saab jälgida kauba kättesaamise teatest.

Üks kauba kättesaamise teatise oluline omadus on see, et kui kaup transporditakse poodi, võtab kaupluse juhataja selle dokumendi tõendiks selle kohta, kas kaup vastab nõutavale kogusele, kas märkuses kirjutatud vajalik kogus on tegelikult saadud või mitte. Seega saab kauba kättesaamise teade tõendiks ja muutub kontrolljäljeks.

Mis peab sisalduma kauba kättesaamise märkuses?

Tavaliselt on organisatsioonis kauba kättesaamise märkuse eeltrüki töö kaupluse osakond. Seetõttu peaks juhtkond neid nõuetekohaselt koolitama, pidades silmas seda, mis kõik tuleb lisada kauba kättesaamise teatesse. GRN-i lisatavate oluliste asjade kohta on koostatud järgmine loetelu:

  • GRN-i ülaosas on näidatud kauba tarnija nimi.
  • Sellele järgneb väljastamise kuupäev ja kellaaeg ning kauba kättesaamise kuupäev ja kellaaeg kaupluse osakonnas.
  • Kauba transportimise koha ja kauba kohaletoimetamise koha õige aadress koos õige PIN-koodiga.
  • Transporditava kauba kirjeldus koos igat liiki toote koguse, kauba hinna ja hinnaga.
  • GRN lõpeb volitatud personali, nii tarnija kui ka kaupluse juhataja ja ametniku allkirja ja nimega, kes peaks kauba vastu võtma.

GRN protsess

GRN-i protsess on järgmine:

  • Arve ja väljakutse kättesaamine ning kauba poodidesse mahalaadimine.
  • Vastuvõetud kaupade arvu füüsiline kontroll koos kauba kirjeldusega.
  • Kui kaubad on vaidlustatud või neid on vähe, võetakse ühendust tarnijaga ja küsitakse puudujäägi põhjust.
  • Pärast koguse kontrollimist tehakse kvaliteedikontroll.
  • Challan teeb kinnituse ja saadab selle tarnijale.
  • Pärast ülaltoodud sammu koostab vastuvõttev osakond GRN-i viies eksemplaris. Nende jaoks originaal ja ülejäänud ostuosakonnale, raamatupidamise osakond, üks kaupluse juhatajale ja üks ostutaotluse esitanud isikule.
  • Selle põhjal tehakse kanded kaupluste pearaamatutesse.

Tähtsus

  • Mis tahes raamatupidamisosakonna jaoks on kauba kättesaamise teade väga oluline dokument, kuna see täidab raamatupidamise objektiivsuse põhimõtet. Kõik raamatupidamisraamatute kanded peavad tingimata olema tõendatud dokumentaalsel kujul.
  • Enne toodete müüjale tasumist kontrollitakse kaupu GRN-is. Samuti on organisatsioonis vigade ja pettuste tõenäosuse vähendamiseks oluline, et ühe inimese tööd kontrolliks teine ​​ja üks inimene ei oleks seotud rohkem kui ühe pideva protsessiga. Seetõttu kontrollivad GRN-i tõttu korraldustööd erinevad inimesed.
  • Kuna kauba tegelikku füüsilist kogust kontrollitakse kauba kättesaamise teatega; tasutakse ainult nende kaupade eest, mis on tegelikult saadud. Seega välditakse valesid makseid.
  • Selles dokumendis on oluline roll ka tarnijal. Tarnija saab GRN-i abil tõestada, et kaubad on saadetud nende otsast, kuna GRN on ametlik juriidiline dokument ja seda saab kohtus tõendina aktsepteerida.

Kauba kättesaamise märge vs kauba saatmise teade

Järgnevad erinevused saadetud kauba ja kauba saatelehe vahel:

  • Kauba saatmise (GDN) tõstab tarnija lähetusosakond, samal ajal kui kauba kättesaamise märkuse koostab ostja vastuvõtjaosakond.
  • Ilma tõstetud GDN-ta ei saa tarnija raamatupidamisosakond arvet tõsta, samas kui ilma GRN-ta ei saa ostja osakond makseid teha ega raamatupidamisse kanda.

Kasu

Märkme saanud kaupade eelised on järgmised:

  • See toimib tõendusmaterjalina audiitorite jaoks ja on seetõttu kaasatud kontrolljälgede menetlustesse.
  • GRN näitab tegelikku saadud kogust ja seega on võimalik tuvastada tarnijatele suurema makse kadu.
  • See on tarnekindel. See on juriidiliselt täidetav dokument ja selle saab esitada kohtus.
  • Logistikameeskonna töötajad saavad vigade või pettuste korral aru, sest kogus peaks alati vastama GRN-i kogusele. Meeskonnas luuakse vastutustunne ja erksus.
  • Suuremate ettevõtete finantsosakonnad saavad seda dokumenti kasutada võrdluseks, kui palju tellitud kaupu ja kui palju on tegelikult laekunud ja raamatutesse kantud.

Järeldus

GRN on noodi saanud kaupade lühend. Nagu nimest järeldada võib, on kauba kättesaamise teade märge kliendi või ostja poolt müüjalt kauba kättesaamise kinnituse kohta, mille ostja täidab kauba reaalsel kättesaamisel. See on ametlik juriidiline dokument ja seda saab kohtus tõendina aktsepteerida.