Raamatute lepitamine Tüübid, parimad tavad | Kasulikud näpunäited
Raamatute lepitamine on lepitamine, mille ettevõte viib läbi enne raamatupidamisraamatute sulgemist, tagamaks, et raamatud oleksid ajakohased ja et ettevõtte raamatupidamises ei toimuks manipuleerimist ega pettusi.
Raamatute lepitamine
Nagu me kõik teame, on raamatupidamisraamatud iga ettevõtte kavand. Raamatupidamisraamatute pidamine on finantsjuhtimise võti.
Raamatupidamisraamatute pidamisest ei piisa. Samuti on vajalik, et raamatupidamine oleks täpne ja täielik. Selle tagamiseks on võimalik teha erinevaid kontrolle, kuid üks põhilisemaid ja olulisemaid viise on raamatute lepitamine.
Mis on leppimine?
See on protsess, mis võrdleb kahte kirjekomplekti ja analüüsib nende kahe komplekti erinevusi, kui neid on.
Need kaks kirjekomplekti võivad olla ükskõik millised kogu raamatukogude raamatukogust. Üldiselt on üks kirjekomplekt ettevõtte raamatute enda pearaamat, mis tuleb omavahel kokku leppida ja teine kirjekomplekt saadakse sisemistest või välistest allikatest.
nt pangaraamatu (sisemine allikas) võrdlemine panga väljavõttega (väline allikas).
Millal leppimine toimub?
See viiakse tavaliselt läbi enne kontode sulgemist. Soovitav on seda teha iga kuu, et raamatud oleksid ajakohased, kuid neid saab teha ka kvartali või aasta kaupa.
Suurem maht peaks olema lepitamise sagedus, nii et lepitusprotsess oleks sujuvam.
Neid tuleks teha igal aastal, enne kui audiitorid raamatuid kinnitavad. Enamik lepitusi on auditi testimise eeltingimus. Pärast Sarbanes Oxley (SOX) jõustumist 2002. aastal on lepitused muutunud veelgi kriitilisemaks, kuna nõutav vastavus on tõusnud teisele tasemele.
Mis on leppimise periood?
Üks kriitiline aspekt, mille eest leppimise ajal hoolitseda, on see, et mõlema kirjekomplekti periood peaks olema sama.
Jätkates ülaltoodud näidet, on väga ebaloogiline võrrelda ajavahemiku 1. jaanuar-16 kuni 31. märts-16 väljavõtetud pangaraamatut 1. jaanuari-16 kuni 30. juuni-16 pangakonto väljavõttega. Võrdluseks peaks olema ühine alus.
Samuti on oluline arvestada sellega, et alguse või alguse saldo peaks olema mõlema rekordikomplekti puhul alati võrdne. Ülaltoodud juhul, kui saldod 01. jaanuar-16 ei ole identsed, tuleks see erinevus kõigepealt parandada, mitte jätkata 1. jaanuari 16. kuni 31. märtsi 16. lepitusega.
Miks peaks lepitus toimuma?
Pettuse tuvastamine
- Kontoraamatutega on lihtne manipuleerida. Üks viis pettuste avastamiseks on leppimine. Mõistame seda ühe näitega.
- ABC Corporationi kassapidaja sooritab pettusi, kuna ei registreeri klientidelt saadud sularaha. Seda tehes ei muutu klientide ja sularaharaamatute arv ning ta saab saadud sularaha taskusse panna.
- Selliste pettuste tuvastamiseks on lihtne viis kliendiraamatu lepitamine. Kui võrrelda ABC raamatute kliendi pearaamatut kliendi raamatute ABC pearaamatuga, siis saldod ei seo ja pettus tuvastatakse.
Veenduge, et dokumendid oleksid täielikud:
- Mõnikord mõjutavad teatud tegevused meie raamatuid, kuid neid ei suunata kontotiimi kaudu ja seetõttu võidakse neid märkamata jätta.
- Väike näide on tšekk, mille klient on deponeerinud otse pangakontole. Kui klient ei teavita, on panga pearaamat ja ka kliendiraamat puudulikud, mis toob kaasa faktide valeandmete esitamise.
Veenduge, et kirjed oleksid täpsed:
- Raamatupidamise protsessis on inimlikke vigu.
- Üks näide inimlikest vigadest on numbrite vale paigutamine, nt Müügi tegelik väärtus oli Rs. 99 736, mis valesti registreeriti kui Rs. 97,936.
- Need saab teada kontode lepitamise ajal. Need pole muud kui ülevõtmisvead ja antud juhul on erinevus tavaliselt jagatav 9-ga.
Parimad tavad lepitusprotsessi jaoks
Mõned parimad tavad, mida leppimine aitab oma eesmärgi saavutamiseks rakendada, on järgmine:
- Ettevõtted peaksid sisse seadma lepitusprotsessi, mida sisemiselt jälgida. See peaks hõlmama sagedust, põhikontosid, mille osas lepitamine toimub, standardseid vorminguid jne. Need protsessid varieeruvad olenevalt mahust, tööstuse tüübist, kõrge riskiga piirkondadest jne. Poliitika tuleks ette valmistada ja levitada Finants ja kontod meeskond regulaarselt.
- Tuleks järgida kohustuste lahusustamist. See tähendab, et raamatupidamisraamatusse kandeid kirjendavad töötajad ei peaks olema lepitusprotsessi osa. See tagab, et üks kontrollib teise tehtud tööd uuesti.
- Tuleks järgida tootja-kontrollija protsessi autoriteedimaatriksit. Samuti peaksid lepitusavaldused määramise põhjal koostama ja kontrollima erinevad töötajad. Juhatus saab koostada lepitusavalduse ja juht saab seda kontrollida.
- Ettevalmistaja ja kontrollija peaksid tegema korraliku sisselogimise, et inimesed tunneksid end piisavalt vastutustundlikuna.
- Pettuste avastamiseks ja õigeaegsete meetmete võtmiseks tuleks lepituse lõpuleviimiseks kehtestada ranged tähtajad.
- Siseauditi ulatus peaks hõlmama ka nende kooskõlastusavalduste kontrollimist.
- Kontode parandamiseks tuleks määrata heakskiitmisprotsess paranduskannete sisestamiseks (kui neid avastati lepitusprotsessi käigus). See tagab, et kesk- ja kõrgemat juhtkonda ajakohastatakse aeg-ajalt.
- Tõendavad dokumendid (näiteks pangakonto väljavõte, kliendi pearaamat jne) peaksid moodustama osa lepitusavaldusest, mille kohta tuleb välja logida.
Kuidas lepitusavaldus välja näeb?
Lepitusavaldus peaks olema võimalikult lihtne. See peaks sisaldama vajalikke üksikasju, näiteks millist pearaamatut lepitatakse, milline on lepitusperiood, millal on lepitus ette valmistatud, kes on ette valmistanud, kontrollinud, kinnitanud jne.
Järgnev on lepitusavalduse lihtne vorming:
| ABC Co. | |||
| Panga lepitusavaldus seisuga 31. märts-16 | |||
| Pangakonto nr 00000xxxxxx | |||
| Saldo vastavalt 31. märtsil-16 | xxx | ||
| Lisama: | Kohandamine 1 | xxx | |
| Reguleerimine 2 | xxx | ||
| Reguleerimine 3 | xxx | xxx | |
| Vähem: | Reguleerimine 4 | xxx | |
| Reguleerimine 5 | xxx | xxx | |
| Reguleerimine 6 | |||
| Saldo vastavalt 31. märtsi-16 panga väljavõttele | xxx | ||
| Koostanud: Raamatupidaja | |||
| Kontrollinud: juhataja | |||
| Kinnitanud: finantskontrolör | |||
Mõlemat neist kahest komplektist võib võtta aluseks ja kohandused tuleks liita või lahutada, saavutades seeläbi tasakaalustava näitaja.
Ülaltoodud vormingus võetakse aluseks pangaraamat. Kui aga aluseks võetakse pangakonto väljavõte, tühistatakse kõik korrigeerimised. Kahe juhtumi järgimine aitab sellest paremini aru saada:
Juhtum A - pangaraamatu aluseks võtmine
| Saldo vastavalt 31. märtsil-16 | 9700 | ||
| Lisama: | Välja antud tšekid, kuid hoiustamata | 10 000 | |
| Panga poolt krediteeritud pank | 75 | 10,075 | |
| Vähem: | Pangakulusid ei ole registreeritud | 175 | 175 |
| Saldo vastavalt 31. märtsi-16 panga väljavõttele | 19 600 |
Juhtum B - pangakonto väljavõtte aluseks võtmine
| Saldo vastavalt 31. märtsi-16 panga väljavõttele | 19 600 | ||
| Lisama: | Pangakulusid ei ole registreeritud | 175 | 175 |
| Vähem: | Välja antud tšekid, kuid hoiustamata | 10 000 | 175 |
| Panga poolt krediteeritud pank | 75 | 10,075 | |
| Saldo vastavalt 31. märtsil-16 | 9700 |
Mis tüüpi lepitused on?
Ettevõtte igapäevases raamatupidamises hädavajalikud ja koostatud põhilised lepitusaruanded:
- Panga lepitus
- Müüja lepitamine
- Kliendi lepitamine
- Ettevõtetevaheline leppimine
- Ettevõtte konkreetne lepitamine
Arutleme üksikasjalikult kõigi nende väidete üle:
# 1 - panga lepitamine
Panga lepitusaruandes kajastatud tegelike tehingute kohta koostatakse panga lepitusaruanne.
Mõned pangaraamatu ja pangaväljavõtte erinevuse põhjused on järgmised:
- Müüjale väljastatud tšekk, mis esitati hiljem
(Vahel on pangaväljavõttel olevaid tšekke, mis on väga vanad. Need on aegunud ja neid ei saa isegi enam hoiule anda. Parem on need maha kanda ja pangaraamat puhas hoida.)
- Kliendi poolt meie pangakontole deponeeritud summa
- Panga krediteeritud pangaintress
- Panga debiteeritud pangatasud
- Panga vead (kuigi harva, võivad vead ilmneda ka andmete sisestamise vigade tõttu, mida võib teha ka pank)
Kogu makse ja laekumisega seotud tegevust jälgitakse pangaraamatu kaudu. Selle ühitamine aitab seda ajakohastada.
Meie elu lihtsustamiseks on enamikul raamatupidamise ERP-del sisseehitatud funktsioonid, mis aitavad otse pankade lepitusavaldust välja võtta.
Nendes ERP-des kasutatav põhimõte on iga tehingu "pangakuupäeva" registreerimine. Pangakuupäev on kuupäev, mil tehing kajastub panga väljavõttes. ERP võtab välja dokumendi „Dokumendi kuupäev” ja „Pangakuupäev” põhjal aruande.
# 2 - hankija lepitamine
Pakkuja lepitusavaldus on koostatud veendumaks, et müüja raamatutes edastatud raamatupidamiskirjed on kooskõlas meie raamatutes esitatud raamatupidamiskirjetega.
Kõrvalekallete põhjused on järgmised:
- Müüja ei tohi broneerida meie poolt broneeritud ostutagastusi.
- Meie väljastatud tšekid ei pruugi nende raamatutes kajastuda. Üldiselt juhtub see siis, kui tšekk on vales kohas või kadunud transiidi ajal.
- Transporditavad kaubad, mis pole meie poolt registreeritud, vaid müüja poolt;
# 3 - klientide lepitamine
Kliendi lepitusavaldus on väga sarnane hankija lepitusega. See on valmis kontrollima, kas kliendi raamatud on meie raamatutega sünkroonis. Enamik ettevõtteid peab klientide lepitamist esmatähtsaks müüja lepitamise ees. Sellepärast, et klientidelt on raha saada, on alati parem leppida, nii et maksed ei ole raamatupidamiskannete osas mõningate probleemide tõttu pooleli.
Kõrvalekallete põhjused on järgmised:
- Klientide broneeritud tagastusi meie raamatutes ei kuvata.
- Kliendi poolt maha arvatud maksud ei ole meie raamatutes kajastatud.
- Transporditavad kaubad kajastatakse müügina meie pearaamatus.
- Otse meie pangakontole kantud makseid ei registreerita.
Hea tava on klientide igakuine lepitamine rotatsiooni korras. Oletagem, et ettevõttel on 100 paaritu klienti ja iga kuu tuleks kokku leppida umbes 10-15 kliendiraamatut.
Samuti, kui lepitus on lõpule viidud ja mõlemad pooled on selle tõendanud, saab välja anda antud perioodi saldo kinnitamise tõendi. See tagab, et algsaldosid ei pea uuesti kontrollima. See aitab ka vaidlusi lahendada.
# 4 - Ettevõtete vaheline leppimine
Kontserni ettevõtted (holding, tütarettevõte jne) peavad koostama konsolideeritud raamatupidamisraamatud. Need raamatud peavad kõrvaldama ettevõttevahelised tehingud, nagu müük Holding Co-lt tütarettevõttele. Selleks on ülitähtis, et nende raamatupidamisraamatud oleksid alati sünkroonis ja seetõttu tuleks neid enne konsolideerimisprotsessi regulaarselt lepitada. .
# 5 - ettevõttepõhine lepitamine
Iga ettevõte peab valmistama muid lepitusi lisaks ülalnimetatud põhilistele. Selle näiteks on kaupade lepitamise kulud
See lepitus ei kehti teenindussektori kohta, kuna neil pole varusid. See on aga hädavajalik ettevõtetele, kes hoiavad varusid.
Kui suur on müüdud kaupade maksumus?
Müüdud kaupade maksumus = avamisvarud + ostud - lõppvaru
Müüdud kaupade maksumus = müük - kasum
Mõlemad meetodid võivad jõuda kauba maksumuseni. Mõlemad peavad olema sama palju. Kui ei, peaks leppimisavaldus olema valmis erinevuste põhjuste väljaselgitamiseks. Samuti tuleks teostada lõppvarude füüsiline kontroll ja see tuleks lepitada raamatupidamisraamatutes ilmuva lõppvaraga.
Kasulikud näpunäited MS Exceli jaoks lepitamise ajal
- Excelis tuleks koostada standardne mall koos kõigi oluliste valemitega. (Võib kasutada ülaltoodud vormingut)
- Hankija / kliendi lepitamise korral toimib arve nr standardväljana, mida saab võtta aluseks Vlookupi funktsiooni täitmiseks ja lepitusprotsessi lihtsamaks muutmiseks. Pärast Exceli Vlookup-funktsiooni kasutamist tehke kindlasti spetsiaalne kleepimine.
- Filtreerige deebet- ja kreeditarved eraldi ning lepitage need eraldi. Teine võimalus kirjete eraldamiseks on nende filtreerimine tüübi järgi, nt Maksed, Arved, Tagastused, Muud korrigeerimised. Nende eraldi sobitamine ja seejärel erinevuste liitmine osutub kasulikuks. <
